Das Tool Webex soll als Hilfsmittel der Lehre, Forschung und Verwaltung dienen. Nachfolgend möchten wir Ihnen Informationen zu der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Webex bereitstellen.
Verantwortliche/r und Kontaktdaten:
Leibniz Universität Hannover
Koordinierungsstelle für Studieninformation und -beratung in Niedersachsen (kfsn)
Welfengarten 1
30167 Hannover
Tel.: +49 511 762 104
Fax: +49 511 762 101
E-Mail: mittag[at]kfsn.uni-hannover.de
Behördliche/r Datenschutzbeauftragte/r:
Leibniz Universität Hannover
- Datenschutzbeauftragter (DS) -
Welfengarten 1
30167 Hannover
Tel.: +49 511 762 8132
Fax: +49 511 762 8258
E-Mail: datenschutz[at]uni-hannover.de
Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden:
a) Nutzung von Webex ohne Aufzeichnungsfunktion
Für die Nutzung von Webex ist die Verarbeitung folgender personenbezogener Daten zwingend erforderlich:
- Benutzerangaben: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Profilbild (optional);
- Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte/Hardware-Informationen, z.B. Browser und MAC-Adresse;
- Bei Einwahl mit dem Telefon (optional): Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Echtzeit, ggf. weitere Verbindungsdaten, wie IP-Adresse des Geräts
Wenn Sie Ihre Kamera und/oder Mikrofon aktivieren oder den Chat verwenden, werden zusätzlich folgende Daten verarbeitet:
- Meeting-Inhaltsdaten: Audio-, Video- und ggf. Textdaten der Äußerungen, die Sie während eines Meetings tätigen;
b) Nutzung von Webex mit Aufzeichnungsfunktion
Soweit die freiwillige Einwilligung aller Teilnehmenden vorliegt, kann ein Meeting aufgezeichnet und allen Veranstaltungsteilnehmenden über die eLearning-Plattformen der Leibniz Universität Hannover (z.B. Stud.IP oder ILIAS) bereitgestellt werden.
Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung:
Die Verarbeitung Ihrer oben genannten personenbezogenen Daten dient dazu, Ihnen Webex als Tool für die Durchführung von Video-Konferenzen, Online-Meetings und Online-Veranstaltungen für die Lehre, Forschung und Verwaltung zur Verfügung stellen zu können und die genannten Formate über Webex abwickeln zu können.
- Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von Webex Ihre Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
- Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Webex für die Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
- Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Webex zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die LUH unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO als Rechtsgrundlage.
- Ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von Webex für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der LUH übertragen wurde, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit §§ 3, 17 NHG, sowie bei Beschäftigten der LUH § 88 NBG i.V.m. § 12 NDSG als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Die in diesem Absatz genannte Rechtsgrundlage wird in den meisten Anwendungsfällen der Verwendung von Webex den Regelfall darstellen.
Übermittlung von Daten an Dritte:
- Meeting-Inhaltsdaten sind für alle Teilnehmenden der Online Veranstaltung sichtbar, sowie bei einer Aufzeichnung den übrigen Veranstaltungsteilnehmenden, die in der entsprechenden Veranstaltung in der eLeanrning-Plattform registriert sind.
- Empfänger der übrigen Daten ist die T-Systems International GmbH im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags mit der Leibniz Universität Hannover. Bei der Erbringung des Dienstes setzt die T-Systems International GmbH ihrerseits Unterauftragnehmer ein. Bei deren Einsatz gilt dasselbe Datenschutzniveau, wie das mit der T-Systems International GmbH vertraglich vereinbarte und gemäß den Vorschriften der DSGVO verlangte.
Speicherdauer:
Die Aufzeichnungen werden für die Dauer von zwei Semestern gespeichert. Im Anschluss werden die Aufzeichnungen gelöscht. Im Falle eines Widerrufs der Einwilligungserklärung werden Ihre Redebeiträge aus den Aufzeichnungen entfernt.
Accountinformationen von bei Webex registrierten Personen werden bei Webex generell so lange gespeichert, wie der betreffende Account aktiv ist. Metadaten zu einzelnen Meetings werden für den Zeitraum von 20 Tagen nach dem betreffendem Meeting gespeichert.
Ihre Rechte:
Sie haben folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten (entsprechend Art. 15 bis 21 DSGVO):
- Recht auf Auskunft
- Recht auf Berichtigung und Vervollständigung
- Recht auf Löschung
- Recht auf Einschränkung der Bearbeitung
- Recht auf Datenübertragbarkeit / Recht auf Erhalt einer Kopie